¿Dedica usted el 80% de su tiempo de ventas a no-vender?

En la gestión del tiempo en ventas, lo que realmente importa es el tiempo que estoy en comunicación directa con mis clientes actuales o futuros. Sea en comunicaciones presenciales, o vía telefónica, videoconferencia o mensajes escritos.

¿Qué porcentaje del tiempo total de venta se suele dedicar realmente a esto?

Cuando hemos evaluado esta pregunta sobre gestión del tiempo en ventas en grupos de comerciales, la respuesta oscila, como mucho, en torno al 20% de su tiempo de trabajo total.

Me refiero a equipos comerciales que realizan visitas cara a cara, visitando al cliente en su casa u oficina. La cifra variará, por supuesto, en función del tipo de venta o mercado; habiendo diferencias, por ejemplo, entre un vendedor B2B con un objetivo diario de 3 visitas y un vendedor de Gran Consumo que debe visitar 14 puntos de ventas cada día.

Pero la pregunta anterior sigue siendo válida en ambos casos. Y no solamente en la venta.

¿Qué tiempo se invierte en lo que realmente importa?

Es decir que con esta cifra del 20% en contacto directo con el cliente, que considero una media entre los muchos vendedores a los que he formado en Gestión Eficaz del Tiempo de ventas, estoy diciendo que de cada 8 horas de trabajo, el comercial sólo está delante de su cliente unos 100 minutos.

O lo que es lo mismo, de cada mes trabajado, se pasa 16 de los 20 días no-vendiendo; realizando, otras tareas con bastante, alguna o ninguna relación con sus clientes o prospectos.

Es decir, invierte el 80% de su tiempo de ventas en tareas, quizás agradables, fáciles y rutinarias, pero poco o nada relacionadas con cómo le van a evaluar como vendedor. Y a remunerarle.

Y esto es válido para el caso del vendedor como para el caso de la gestión del tiempo del jefe de ventas.

¿Es bueno un reparto 20/80?

¿El 20% del tiempo delante del cliente es una cifra que indica un reparto correcto del tiempo de un vendedor?

No lo sé. A priori parece poco, ¿no? Dependerá en todo caso del tipo de venta, como decía más arriba.

Lo que sí creo que es incorrecto es no saber, ni siquiera de forma aproximada:

–  Cuál debería ser el porcentaje correcto de reparto de tiempos de venta en mi actividad.

–  Cuál es el porcentaje de tiempo que yo o mi equipo de ventas, si soy el jefe, estamos delante del cliente.

Dos preguntas difíciles sobre gestión del tiempo

1. ¿Cuál es el porcentaje correcto de Tiempo de Alta Prioridad?

La primera cifra que debería clarificar es el objetivo de reparto de tiempo entre esta tarea de alta prioridad en ventas –la comunicación directa con clientes y prospectos- y el resto de tiempos –administración, internet, desplazamientos, email, informes para el jefe, gestión de almacén, tiempos muertos, reuniones internas, gestiones personales, etc.

Y esta pregunta es crítica, además de para la venta, para cualquier otra actividad o función: ¿qué porcentaje de mi tiempo lo dedico a las tareas de alta influencia en mis objetivos?

• Si soy un mando ¿qué porcentaje de tiempo debería estar CON mis vendedores? ¿Soy un jefe de ventas de escritorio o de territorio?
• Si soy un padre ¿qué porcentaje debería estar CON mis hijos? (aquí no cuenta el tiempo viendo juntos televisión) :-)
• Si soy un político ¿qué porcentaje de mi tiempo lo dedico a trabajar por los ciudadanos? Y no por los intereses del partido, en luchas internas o por intereses personales. (El ejemplo es malo, pero no pude contenerme de incluirlo) :-)

2. ¿Cómo reparto hoy mi tiempo?

No es fácil saberlo. Los expertos en Gestión del Tiempo dicen que quizás la única forma objetiva de conocer ese reparto es medirlo. Por ejemplo, a la lo largo de una semana, tomando nota de todo lo que hago.

Hay varias aplicaciones, una de ellas Workmeter, que ayudan a responder esta pregunta, al informar al usuario sobre cómo reparte su tiempo entre las diferentes aplicaciones. Lo que puede ser muy útil para quienes trabajan mucho tiempo delante de un ordenador, aunque lo veo menos aplicable al caso de un típico vendedor de campo.

¿Venderé más por estar más tiempo con clientes?

¿En qué me beneficia estimar estas dos cifras?, se preguntará alguien. Por estar mucho tiempo con mis hijos no seré un mejor padre. O el sólo hecho de estar delante de mis clientes, no me hará mejor vendedor.

Sí. Tendría en parte razón. Lo que está claro es que la CANTIDAD de tiempo que yo le dedico a una tarea termina influyendo necesariamente en los resultados.

Y eso está demostrado, al menos en ventas. La cantidad de tiempo de venta directa ante el cliente o prospecto -visitas, llamadas, mensajes… – no lo es todo, pero es un factor con directa incidencia en los resultados de la venta.

Mejorar la CALIDAD será otro reto.