¡Sintetízalo! y comunicarás mejor

Escuchamos cada día a políticos, tertulianos y vendedores (perdón, vendedores, por meteros en esa bolsa) que hablan largo y dicen poco.

Y leemos emails, artículos de prensa o libros, con dos aspectos mejorables: la redundancia y/o la falta de claridad del mensaje.

Y eso que los nuevos medios de comunicación se supone que obligan a resumir las ideas. Aunque no tengo claro que los nativos digitales, habituados a comunicar en pocos caracteres, sean más efectivos al exponer un texto complejo, donde hay que analizar un problema y proponer una solución, por ejemplo.

No hablo de escribir poesía, novela o ensayo; hablo de comunicaciones eficaces de un vendedor, un formador o un periodista, donde la síntesis debería ser un objetivo.

Pero ¿es la síntesis un don o un método? Además de razones por las que ser sintéticos, veamos en este post 8 maneras para conseguir presentaciones eficaces vía síntesis de ideas.

Por qué sintetizar al presentar ideas

• Porque el interlocutor ha cambiado. Tanto en ventas como en formación, los clientes o los participantes del curso quieren recibir la esencia del mensaje, de forma clara y sencilla, lo antes posible.
• Porque hay más competencia. Hay demasiada información ahí fuera compitiendo con mi mensaje, lo que implica menor tiempo de atención y la necesidad de diferenciarme con un mensaje más claro y atractivo en menos tiempo.
• Porque importan las emociones rápidas. La calidad de un mensaje descansa, muchas veces, en su capacidad de producir un impacto emocional rápido. A partir de los 30 segundos la audiencia desconecta.

«Una síntesis vale por diez análisis». Eugeni d’Ors

Cómo sintetizar mi presentación

1. Prepáralo

¿Por qué oímos tantos mensajes redundantes, repetitivos o demasiado largos? Porque decirlo breve y concreto, o implica talento, que no todos tenemos, o implica preparación, que no siempre hacemos.

Usa el cerebro antes que la boca, para decantar lo esencial de tu mensaje:

• tu objetivo último;
• el efecto que buscas provocar en el otro;
• sus necesidades, deseos, dolores, tentaciones;
• cómo sintonizarás con esas carencias;
• y a partir de lo anterior… la esencia de tu mensaje.

2. Estructúralo

Cuenta tu idea con el método clásico de “diles lo que vas a decirles, luego díselo, y diles lo que les has dicho”; o usa la magia del 3; o sigue los mismos pasos que dio tu cliente al exponer sus necesidades… habrá muchas formas de agrupar las ideas, pero siempre buscando el doble objetivo de simplificar y clarificar el mensaje.

Las presentaciones eficaces tiene un comienzo creativo, original, ilusionante. Y el cierre, potente y por supuesto, conducente a la acción buscada. Y en el medio, los mínimos argumentos necesarios.

Por ejemplo, una estructura básica en una llamada o gestión de ventas podrá ser:

• Quién soy -si no me conoce;
• Qué podría ganar él;
• Qué debería él hacer (recibir mi visita);
• En qué fecha y hora nos vemos.

3. Háblale de él

Tu interlocutor no se resistirá a la seductora idea de su propio beneficio.

Básate en sus carencias y plantea las ventajas de tu solución: en el peor de los casos no profundizar sus males actuales; en el mejor, lograr algo que no tiene.

Por ejemplo, en una llamada o email de prospección, lo primero que debe brillar es la posibilidad de ganar algo, o de no perderlo: reducir costes, ganar clientes, diferenciarse de su competencia, hacer lo mismo pero más fácil, o con menos riesgo…

4. Dosifica los adjetivos

Desviste tu mensaje de lo innecesario. Y los (odiosos) (superfluos) (redundantes) (ampulosos) adjetivos son de las primeras palabras que sobran.

Mejor que decir «nuestro producto es seguro, eficaz, práctico y sin efectos adversos», selecciona un solo adjetivo que resuma lo relevante de tu solución para este cliente.

5. Usa un tiempo activo

El tiempo activo aporta fuerza y claridad a la idea.

Mejor que decir «los resultados del equipo de venta serán evaluados por la Dirección Comercial», es decir «la dirección comercial evaluará los resultados de ventas».

Tiempo activo: sujeto + verbo + predicado (quién + qué + a quién)

6. Titúlalo con fuerza

Las presentaciones de impacto, tanto sean emails, propuestas o llamadas, dejan claro desde el principio de qué trata y qué busca el mensaje.

Pocas palabras, optimistas y sugiriendo la acción que buscas.

Mejor que decir: «Propuesta de colaboración»; di «Cómo duplicar la velocidad de su servicio y la satisfacción de sus clientes».

7. Córtalo y recórtalo

Una vez que tienes el mensaje, elimina lo accesorio, lo repetido, el pleonasmo.

Algunos de estos ejemplos están tomados del buen libro de Tîmothy R.V. Foster, Mejore su redacción empresarial (Gedisa).

8. Dilo fácil

Usa frases y palabras sencillas, cortas, sin tecnicismos. Las frases extensas ocultan y desvanecen tu mensaje.

Conclusión

La síntesis se entiende, se retiene y se acepta mejor.

¿Puedes sintetizar mejor tus correos, argumentos o propuestas?

Yo, con más talento y trabajo, seguramente podría haberme ahorrado algunas de las 860 palabras de este post. :-)