¿Cuál es la etapa más olvidada del proceso de formación?

¿Cuál es la etapa más importante de un proceso de formación? No creo que exista una sola respuesta, válida para todo tipo de situaciones y colectivos.

¿Y la etapa más soslayada? ¿La menos bien hecha?

Aquí sí me atrevo a mencionar dos momentos críticos de todo proceso de formación a los que no se les suele dar la importancia y los recursos que merecen: el antes y el después.

Abordemos aquí el antes, la Evaluación de Necesidades de Formación (ENF). Veamos por qué es importante; cuáles son 4 partes del trabajo y cuáles son ocho aspectos en que se debería plasmar una adecuada evaluación.

Por qué evaluación de necesidades de formación

Concepto: una necesidad de formación puede existir cuando una persona o colectivo, para conseguir un resultado o realizar una tarea, necesita algunas competencias que hoy parece no tener.

Poner en marcha una acción formativa o de capacitación, como queramos llamarle, sin una adecuada Evaluación de Necesidades es como tender un puente hacia un punto difuso en la niebla. Puede que la suerte o la intuición me ayuden, pero es muy posible que no llegue a donde pretendía arribar.

Su posición al comienzo del proceso hace que los errores cometidos en esta fase desvíen la eficacia de las acciones posteriores, con el consiguiente mal uso de los recursos asignados. Si hago el camino en medio de la niebla es posible que llegue a destino. O no.

Darle a la evaluación de necesidades de formación la importancia que tiene y realizarla de forma estructurada y sistemática, no son condiciones suficientes en el éxito de la formación, pero casi siempre sí son factores necesarios de éxito.

Cómo realizar la Evaluación de Necesidades de formación

Podemos establecer cuatro fases al evaluar necesidades de formación:

A. Definir la brecha entre lo existente y lo requerido, definiendo claramente lo que la persona hace/debe hacer y consigue/debiera conseguir.

B. Generar datos y opiniones respecto a la situación y a las personas implicadas.

C. Evaluar en qué medida la formación puede ser una solución viable y rentable del problema, en tanto es posible que haya problemas no solucionables con formación.

D. Sentar las bases de la solución formativa: qué conocimientos; qué habilidades; qué actitudes desarrollar.

Concrete el cambio que quiere lograr

La formación es un medio para conseguir un cambio. Analice su situación actual y defina, concretando lo más posible, el escenario que quiere tener en la post-formación.

1. Colectivo

A quién dirigiremos la acción formativa.

2. Competencias busco desarrollar

Qué conocimientos, técnicas, acciones, actitudes o resultados busco cambiar.

3. Nivel actual de competencias

Esta tarea no siempre es fácil de realizar. Los resultados del vendedor, por ejemplo, serán fáciles de evaluar; mientras que sus actitudes ante el trabajo en equipo o su capacidad para generar confianza en el cliente tendrán una valoración mucho más subjetiva. La dificultad de la evaluación no debiera ser excusa para evitarla, como brillantemente sugiere Mr. Disraeli.

«Es preferible estar aproximadamente en lo cierto que exactamente equivocados».
Benjamín Disraeli

4. Problemas y amenazas

¿Qué consecuencias, originadas en la brecha de competencias a subsanar, se están padeciendo? ¿Qué estamos perdiendo o dejando de ganar, la empresa y el comercial?

Clarificar este punto facilitará la argumentación del cambio que se deba hacer, a los destinatarios de la formación o a los que aporten recursos para que ella se lleve a cabo.

5. Objetivos de la formación

En qué situación se encontrará el participante en diferentes momentos después de la formación:

• qué sabrá;
• qué sabrá hacer;
• qué querrá hacer;
• qué no querrá hacer;
• qué actividades realizará… y, por supuesto
• qué resultados conseguirá

¿Recuerda el acróstico SMART para un buen objetivo?

6. Contenidos a impartir durante la formación

Qué conocimientos transmitir; qué habilidades se aprenderán y practicarán; qué actitudes se buscará generar en los participantes.

7. Actitudes previas de los participantes

Qué opinan los participantes sobre el problema y la posible solución formativa.

Antes de un curso de escucha activa la mayoría de los vendedores piensan: ¿Mejorar mis técnicas de escucha? Yo escucho perfectamente…

8. Expectativas de los participantes

Qué esperan los participantes de la formación.

¿Escucharé comentarios como el siguiente?: yo he hecho ya como 10 cursillos de venta. Y algunos muy buenos…

Quien debe hacer la Evaluación de Necesidades de Formación

Que sea realizada por el propio formador que impartirá la formación tiene ventajas:

• Habrá menos posibilidades de desconexión entre los verdaderos problemas de los participantes y sus soluciones formativas –a veces los puntos de vista del participante no coinciden con los de su jefe o con los Dpto. de Recursos Humanos.
• Obtendrá valiosa información para adaptar casos, contenidos, ejemplos, objeciones al curso, etc.
• Ganará credibilidad al hablar el lenguaje más cercano al participante.
• Un contacto previo – mejor personal, pero incluso también telefónico o por email – facilita el comienzo de la formación.

Dos buenos libros sobre ENF

Training Needs Assessment de Allison Rossett (tiene sus años pero me gusta su claridad y concisión)
Practical Guide to Needs Assessment de Catherine M. Sleezer, Darlene F. Russ-Eft, Kavita Gupta