Antes de disparar formación, defina su blanco

Evaluación de necesidades de formación

Poner en marcha formación sin una adecuada evaluación de necesidades de formación es como disparar una flecha a una diana oculta en la oscuridad. Sólo el azar o la buena suerte podrán llevarme al éxito.

Por qué evaluar necesidades de formación

Hay quienes dicen que la Evaluación de necesidades de Formación (ENF) es la etapa más importante de todo el proceso de formación. Quizás es un poco exagerado sostener tal extremo; aunque no cabe duda que no sólo es una fase crítica de ese proceso sino que, suele ser además, junto con la del Seguimiento, la más olvidada. Y este olvido suele tener importantes y costosas consecuencias. Su posición al comienzo del proceso hace que los errores cometidos en ese momento desvíen la eficacia de las acciones posteriores, con el consiguiente mal uso de los recursos asignados.

La existencia de directivos que entiendan la importancia de la ENF y de profesionales del área que la realicen sistemática y estructuralmente son condiciones básicas para el éxito de un proceso formativo.

¿Todo se soluciona con formación?

No necesariamente. La formación es una poderosa herramienta de cambio y desarrollo de las personas, de los sistemas y de los resultados. Es también una poderosa herramienta para solucionar problemas en la empresa. Pero no cualquier tipo de problemas o cambios. Algunos de éstos no se solucionan con formación, o no únicamente con ella. El desafío es definir y entender claramente el problema para así encontrar la o las soluciones adecuadas. Una de ellas, quizás, la formación.

Qué es la ENF

Una necesidad de formación puede existir cuando una persona, para desarrollar una determinada tarea satisfactoriamente, parece necesitar conocimientos, habilidades o actitudes diferentes a los que hoy tiene.

La ENF podríamos definirla desde cuatro puntos de vista:

• el sistemático estudio de esa brecha entre lo existente y lo requerido;
• la generación de datos y opiniones de diferentes fuentes en torno a la situación y a las personas implicadas;
• la evaluación y la deducción sobre en qué medida la formación es una solución al problema;
• … y, en el caso de decidir que sí es conveniente formar, sentar las bases para el diseño y desarrollo del programa.

Cuándo hacer la ENF

La detección y valoración de las necesidades de formación no debería ser una tarea que realiza el formador a solicitud de su jefe, de potenciales participantes o de un consultor externo. Tampoco porque «llega el momento de gastar el presupuesto». Debería ser el producto de un trabajo permanente y consustancial de la propia función de formación.

Proceso de ENF

Podemos hablar de un proceso continuo divisible en tres áreas de evaluación que se superponen y complementan:

• A- Observación continua.
• B- Investigación puntual.
• C- Análisis del Problema.

A. Observación continua

En esta etapa se recopilan datos que informan sobre lo que está pasando en la organización, el equipo, el problema o la persona. Datos sobre políticas, objetivos, previsiones o resultados que se van consiguiendo serán importantes en esta etapa. Pero también se deberán recabar opiniones y aprehender actitudes y emociones. Todo ello constituirá materia prima para detectar problemas de desempeño y oportunidades de formación.

B. Investigación puntual

Comienza cuando se detecta una posible necesidad formativa como consecuencia de la etapa anterior o porque alguien demanda formación. El objetivo será conseguir más y mejor información sobre el problema o área empresarial concreta. Es aquí donde se ve la importancia de la fase anterior, dado que el disponer de un completo y objetivo panorama de la organización, permitirá no sub o sobre dimensionar la presunta necesidad.

El éxito en el desarrollo de estas dos primeras etapas dependerá tanto del acceso que tenga a la información quien realiza el análisis (y aquí estamos en el viejo tema del posicionamiento y el peso específico que el departamento de formación tenga en el organigrama de la empresa), así como de sus habilidades a la hora de recopilar la información.

C. Análisis del Problema

La información obtenida será regularmente analizada y filtrada con el fin de extraer los datos relevantes a los efectos de la ENF. Una vez que éstos están agrupados y ordenados, deberá plantearse la posibilidad y conveniencia de una solución formativa y las comunicaciones que puedan corresponder dentro de la empresa.

Los resultados últimos de esta etapa deberían ser la definición de la necesidad concreta:
OBJETIVOS a conseguir;
CONTENIDO a impartir;
COLECTIVO a quien iría dirigida la acción formativa.

La observación (A) es una tarea continua, que demanda, a su vez, de un cierto nivel de análisis, asociado y permanente (B). Como consecuencia de ambos, en un segundo momento, puede surgir la sospecha sobre una posible necesidad de formación, lo que incrementará el esfuerzo de análisis de la información regular. En un tercer momento se inicia una investigación para obtener más datos y opiniones sobre el problema (C) hasta que se decide que la cantidad y calidad de aquellos es suficiente.

El análisis de esta información adicional continúa hasta que se está en condiciones de adoptar una decisión. La labor de Observación, mientras tanto, nunca se dejó de realizar por parte del departamento de formación.

Encuentre y comparta más ideas sobre este tema en el blog Formación y Ventas.

Miguel Génova
TRANS Formación Consultores